Готовитесь объявить digital-тендер?
Начните с запроса презентаций
ведущих digital-компаний Украины
Этапы тендера
Запрос презентаций
отсеять агентства, которые точно не подходят
для решения вашей задачи
Приглашение участников
узнать, какие из Агентств хотят участвовать
в тендере
Брифинг участников
убедиться в том, что все участники
до конца поняли поставленную задачу
Презентация предложений
определить агентство, которое предложит оптимальное решение задачи
Оглашение результатов
зафиксировать результаты тендера в обещанный срок
Обратная связь
сохранение репутации ответственного Заказчика
Тендерные рекомендации
для заказчиков
Цель рекомендаций UDAC – обеспечить прозрачность
и справедливость проведения тендера
1. Запрос презентаций
До объявления тендера соберите актуальные презентации участников. Запрос презентаций ни к чему вас не обязывает и не является официальным приглашением в тендер. Агентства охотно поделятся своими credentials, если в письме-запросе вы сообщите о предстоящем тендере.

В презентации агентства обратите внимание на такие моменты:

  • Отрасли клиентов
    FMCG, финансы, e-commerce и другие
  • Уровень клиентов
    локальный, национальный, лидер категории
  • Виды реализованных проектов
    комплексные кампании, веб-сайты, рекламные ролики и прочее
  • Состав команды
    специализации и опыт ведущих специалистов, сертификации
Время, которое потребуется на сбор презентаций и отсев – до 4 рабочих дней.

Результат этапа – не более 4-5* агентств, которые вы отобрали для приглашения в тендер (5 - с учетом текущего).
2. Приглашение участников
В письме-приглашении обязательно укажите следующие пункты:

  • Предмет тендера
    Комплексный проект или годовое (и более) обслуживание в digital либо по специализациям: медиа-размещение, стратегия, веб, мобайл разработка, SMM, другое.
  • Сроки на подготовку предложения и дату оглашения окончательного решения
    В ходе последующего общения с агентствами учитывайте их мнение относительно необходимого времени на подготовку предложений.
  • Рамки бюджета
    Если возможно, указывайте бюджет тендера, это ограничит агентства и позволит получить сравнимые по цене предложения. Иначе вы получите разные наборы рекламных инструментов с разными бюджетами. И самая низкая стоимость окажется у агентства, которое просто использовало меньше рекламных инструментов.
  • Состав участников тендера
    Эта информация поможет агентству принять решение об участии. Если вы объявляете закрытый тендер, то будьте готовы к тому, что ведущие агентства откажутся от участия.
  • Критерии оценки тендерного предложения и их относительный вес Если вес критерия "Цена" больше 50%, то тендер считается ценовым. В этом случае, проведите его в 2 этапа:
    • 1 этап: запрос цен
    • 2 этап: подготовка тендерного предложения
  • KPI Укажите ключевые показатели, которые необходимо достигнуть.

После получения согласия агентства:

  1. Подпишите NDA (Важно! сумма штрафных санкций не может превышать стоимости оказания услуг)
  2. Вышлите участникам бриф для ознакомления
  3. Согласуйте с участниками формат и время проведения брифинга.



3. Брифинг участников
Брифинг – это очная постановка задачи на разработку тендерного предложения.

Брифинг участников тендера бывает двух видов:

  1. Групповой – одновременная встреча с представителями всех участников тендера.
    Экономит время – вам не приходится повторять одно и то же несколько раз. При таком брифинге все агентства находятся в равных условиях и по очереди задают вам вопросы.
  2. Персональный – личные встречи с представителями каждого участника.
    Помогает лучше познакомиться с каждым агентством. По вопросам агентства вы поймете мышление команды. Также вы сможете задать свои вопросы агентству.
Настоятельно рекомендуем проводить брифинг в том составе команды со стороны Заказчика, который будет принимать решение о победителе.

Вы провели хороший брифинг если:

  • Участники однозначно поняли Цель
  • Участники однозначно поняли Объем работ (Scope of work)
  • Участники однозначно поняли Критерии выбора победителя
Если вы просто сообщили Цель, Объем работ и Критерии выбора – это не гарантирует того, что все вас поняли одинаково.

Результат третьего этапа – все тендерные предложения имеют похожую структуру и сравнимы.
4. Презентация предложений
  • Отведите на презентацию каждого участника равное количество времени. Если проводите все презентации в один день, не забывайте организовывать 15 минутные перерывы.
  • Не используйте ноутбуки во время выступления участников – нет ничего более демотивирующего, чем отсутствующий Заказчик.
  • Чтобы определиться с решением по тендеру, рекомендуем представителям Заказчика присутствовать на презентации предложений в полном составе.
5. Оглашение результатов
Огласите результаты одновременно всем участникам в установленный срок.

В письме с результатами напомните Критерии выбора и назовите победителя. Поблагодарите всех участников за подготовленные предложения.

Ошибки, которые нанесут ущерб вашей репутации как клиента:

  • Задержка оглашения результатов.
  • Оглашение результатов только победителю.
  • Отсутствие аргументации в пользу победителя в письме с результатами.
  • Отказ предоставить информацию о победителе.
Организатор тендера может оставить себе только оплаченные материалы.
Пожалуйста, откажитесь от пункта в брифе / NDA о том, что все полученные идеи в рамках тендера автоматически становятся собственностью Заказчика.

Если ни одно из предложенных решений не соответствует поставленной задаче, компания объявляет второй раунд или объявляет повторный тендер с новым составом участников.
6. Обратная связь
  • Напишите письмо каждому участнику, в котором дайте развернутую обратную связь по предложению.

  • В письме обратите внимание на сильные и слабые стороны тендерного предложения с точки зрения соответствия каждому из критериев оценки.
  • Отсутствие обратной связи гарантировано негативно повлияет на репутацию заказчика и в следующем тендере состав участников у вас будет слабее.
Готовы объявить тендер?
Начните с запроса презентаций
ведущих digital-компаний Украины
(это ни к чему вас не обязывает)
Запрос презентаций
Ваш запрос будет направлен участникам UDAC
Made on
Tilda